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Si quieres mantener un orden de las cuentas por cobrar, es recomendable tener una serie de cartas y llamadas telefónicas programadas, para recordar a tus clientes el pago que adeudan. Al inicio la comunicación es muy amable y amistosa, y progresivamente se vuelve más seria e insistente a medida que van venciendo los pagos. Es importante desarrollar un sistema continuo y permanente para cobrar facturas. Puedes guiarte por los pasos que detallamos a continuación.
Paso 1: Llamada telefónica de satisfacción al cliente
Un cliente insatisfecho probablemente se atrasará en sus pagos. Una llamada cordial tres días después de la venta al cliente, te permite saber sobre el desempeño de tu empresa y asegurarte de que has satisfecho las necesidades del cliente. Cuando la llamada esté terminando, menciona la fecha de vencimiento de la factura respectiva.
Paso 2: Primer aviso de vencimiento
Corresponde un cordial recordatorio de que se ha vencido el plazo para un determinado pago. Lo común y aceptable es enviar un e-mail informativo sobre la factura vencida 5 días después de dicho vencimiento.
Paso 3: Segundo aviso de vencimiento
Para que el cliente recuerde que existe un pago pendiente, es necesario otro gentil recordatorio. Puedes hacer este aviso, mediante una carta donde se adjunte una copia de la factura correspondiente. Siempre manteniendo un tono amable, cordial y no amenazante.
Paso 4: Primera llamada de cobro
Cuando los avisos de vencimiento no han surtido efecto, realiza una llamada telefónica para averiguar si existe un motivo para el incumplimiento del pago. Aunque debes ser cortés debes tratar de lograr un compromiso para el pago.
Paso 5: Primera carta de cobro
El tono cordial y franco de esta carta debe ser el mismo que el de la primera llamada telefónica.
Paso 6: Segunda llamada de cobro
El cliente sigue sin cumplir con su compromiso de pago, debes ser cordial, sin embrago, solicita con determinación el inmediato pago de la cuenta. Si lo es posible pagar de inmediato, logra que se comprometa con otra fecha de pago.
Paso 7: Segunda carta de cobro
Es el momento de de notificar la gravedad de la morosidad. La carta debe exigir el pago inmediato de la deuda y hacer saber las consecuencias del incumplimiento de pago a corto plazo. Para poder tener evidencia de la recepción, envía esta carta y toda la correspondencia posterior, vía correo certificado o expreso.
Paso 8: Tercera llamada de cobro
Enfatiza la gravedad de la situación, siempre manteniendo la cordialidad y la calma. Explícale a cliente en esta llamada, que se trata de su última oportunidad para pagar antes que el cobro sea derivado a una entidad externa y de seguir el incumplimiento, posiblemente se inicien acciones legales.
Paso 9: Última carta de cobro
Puntualiza en esta carta que si el pago no es realizado en la fecha acordada antes, deberás derivar el cobro a una entidad externa. El tono de esta carta debe ser severo y categórico.
Paso 10: Traspaso a empresa de cobranza
Cuando llegamos a este paso, la cuenta tiene un atraso de 90 días o mas. Generalmente, recibir una carta de una empresa de cobranza motiva a los deudores a pagar, Sin embargo este servicio puede ser costoso. Las empresas recaudadoras cobran por lo general, un 20% o 25% de la suma recaudada. Puedes, en lugar de recurrir de inmediato a una firma de este tipo, puedes pedirle a tu abogado que se ponga en contacto con el deudor, esto también tiende a motivar el pago inmediato de los dineros adeudados.
Sistematiza tu cobranza y sigue estos 10 pasos. ¡Verás como mantienes al día tus finanzas y tus cobros!
