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La simple verdad es que la mayoría de los emprendedores no están interesados en gerenciar personas. Empezaron su empresa porque tuvieron una buena idea de negocios, y ahí es donde quieren pasar su tiempo. Por supuesto otra verdad es que ningún negocio es sustentable si su gente no está bien gerenciada.
La buena noticia para los dueños de negocio es que pueden reducir drásticamente el tiempo que gastan en gerenciar empleados, implementando algunas soluciones simples.
Adopta el lema: Sistematiza la rutina; humaniza la excepción
Generalmente el 80% de lo que sucede en tu negocio puede ser ordenado en alguna clase de estructura, dejándote el 20% que realmente necesita de tu presencia. Necesitas entender, por supuesto, que cuando tratas con personas, la emoción siempre es un aspecto a considerar.
Es por esta razón que sistematizar los procesos del personal, tiene dos mayores beneficios: te ahorra tiempo y cuando las situaciones rutinarias se entrampan, todo lo que tu y tus empleados tienen que hacer es seguir los procedimientos que se han definido, lo que significa que puedes mantener la emoción al margen.
Para usar un simple ejemplo: si tienes una política y procedimiento para los permisos de ausencia de tus empleados, no tienes que revisar individualmente cada solicitud.
En el caso, que sería muy extraño, de que no resulte el procedimiento, necesitas involucrarte personalmente. En estos casos, (usando el ejemplo de arriba, si un empleado necesita permiso adicional debido a una tragedia familiar repentina), invierte tiempo y energía en manejar la situación con compasión y tacto, según se requiera.
Documenta cada puesto de trabajo y los requerimientos que tiene.
Crea una descripción detallada para cada puesto de trabajo en tu compañía, que incluya las responsabilidades del puesto. Asegúrate de incorporar detalles específicos para que si una nueva persona debe tomar el rol, ella o él pueda hacerlo con la menor dificultad posible.
Por ejemplo, si requieres que tu recepcionista responda el teléfono, incluye como debe hacerlo, y a quien debe ser re dirigida la llamada (si es una pregunta sobre un producto, al equipo de ventas; si es una aplicación de trabajo, que se le pida a la persona enviar su CV vía email).
Esto, no sólo es más fácil para que el nuevo empleado se ajuste rápidamente, además reduce el número de preguntas que él o ella tendrá que hacer. Si tu recepcionista está ausente por el día algún otro de tus empleados podrá reemplazarlo/a fácilmente sólo con guiarse por la descripción del trabajo realizada anteriormente, sin que tu tengas que involucrarte.
Implementa los sistemas que desarrollas
Es fácil desarrollar un sistema, pero no te ahorrará tiempo a no ser que sea implementado apropiadamente y entendido totalmente por tu personal.
Por ejemplo, puedes decidir tener una reunión semanal para hacer reportes y solucionar problemas pero no ha sucedido en las últimas 3 semanas. Primero reflexiona el por qué no, ¿puede ser que las que lograste hacer fueron muy largas o porque olvidaste convocarlas?
Los sistemas sólo comenzarán a funcionar si aseguras tu compromiso con ellos y si logras que tu personal también lo haga.
