Reuniones de trabajo provechosas

Tipos de reunión de trabajo

Debemos comenzar por diferenciar las reuniones de trabajo de los encuentros para realizar el trabajo propiamente dicho; esto es lo que pasa en el trabajo colaborativo, es decir, aquel que se tiene que realizar de manera conjunta y que demanda la presencia de todos los miembros del equipo al mismo tiempo, como ocurre, por ejemplo, en la sala de las operaciones, en la que están los médicos, anestesiólogos, enfermeras. Más que una reunión, esta es una sesión de trabajo; una reunión es otra cosa: no es trabajo, sino sobre trabajo.

Aparte de las reuniones de socialización, las juntas de accionistas, las reuniones informativas generales, las reuniones con motivo de las tomas de decisiones en el rumbo de la organización, hay también reuniones de equipo de trabajo, esto es, reuniones que se hacen cada cierto tiempo con miras a definir aspectos importantes en la realización de tareas específicas. Del mismo modo, se puede decir que también hay dos clases de reuniones de equipo de trabajo; a saber:

• Reuniones para definir la realización de la tarea: manera, lapsos, responsabilidades.
• Reuniones para evaluar el desarrollo de la tarea: alcances y logros en función de la meta u objetivo propuesto; dificultades que se presentan, superación de las mismas. Puede haber reuniones de evaluación durante y al final de la tarea. En las evaluaciones durante, también se pueden redefinir algunos procesos.

Para qué una reunión del equipo

Reunirse con los compañeros de trabajo es importante, nos recuerda que somos todos miembros de un mismo organismo y que trabajamos en la consecución del bien común. Esto hay que recalcarlo siempre en las reuniones. Es decir, se debe comenzar por revisar siempre el panorama general de lo que hacemos y queremos como organización, cómo se inserta en este panorama el trabajo que hacemos y, sobre todo, qué tiene que ver eso con la reunión en la que estamos.

Pero, más allá de esto, cuando desarrollamos un trabajo en equipo multidisciplinar, es necesario reunirse cada cierto tiempo, con miras a determinar varios asuntos: si el trabajo se desarrollará todo o en parte de manera colaborativa o individualmente; qué parte de ese trabajo se desarrollará de uno u otro modo; a quién o quiénes le corresponde una parte de la tarea; cuáles serán y quiénes conformarán los diferentes equipos de trabajo, entre otros asuntos.

Entonces, lo primero y más importante para tener reuniones provechosas es que las mismas tengan una razón de ser. Si no hace falta, no se hace; y si hace, es por una razón. De otro modo, el exceso de reuniones o las reuniones innecesarias distraen a las personas de las labores importantes y le restan valor a los encuentros verdaderamente necesarios.

La agenda de la reunión de trabajo

Una vez que hemos determinado que en realidad es obligatorio efectuar tal reunión, debemos comenzar por definir y clarificar cuál es el asunto de la misma, partiendo desde lo más general (las metas organizacionales), pasando a lo menos general (la labor del departamento, por ejemplo) y llegando a lo más particular (la tarea del equipo de trabajo y/o el asunto de la reunión), viéndolo como parte de ese todo que es la organización.

Y si hay una razón (definir pautas de trabajo, revisión o evaluación), esta debería ser el tema central de la reunión; por lo cual, una vez iniciada la misma, hay que tratar de ceñirse al asunto lo más posible, evitando disgregarse y hablar de otras cosas (fuera de los saludos iniciales). Es indispensable, por tanto, tener una agenda previa de lo que se va a tratar, especificar puntos y subpuntos; también es necesario presentar esta agenda a los participantes en los primeros momentos, para saber a qué atenerse;  incluso, aquellos que van a intervenir en la reunión, deben tener la agenda programada de antemano, para que preparen su intervención.

¿Quiénes deben participar en la reunión de trabajo?

Clarificado el asunto, agendamos la reunión y convocamos a los interesados. Esto nos lleva a pensar a quiénes debemos convocar. Al respecto, debe recalcarse algo muy importante: para tener reuniones provechosas, deben estar presentes aquellos relacionados directamente con la realización de la tarea y aquellos que supervisan la realización de la tarea. La no participación de todos los involucrados, puede propiciar que se dejen por fuera asuntos importantes; así como la participación de entes ajenos al tema principal, puede propiciar que la reunión se disperse.

Lo otro importante tiene que ver con la intervención de las personas asistentes durante la reunión. Si bien es bueno que todos hablemos y participemos en las reuniones, dependiendo del nivel de la misma habría que considerar cuándo se invita a solo a los miembros de un equipo, si se trata de enfocarse en evaluar o definir una tarea puntual; o cuándo se invita a los líderes de equipo o departamento, si estamos enfocados en temas más generales.

Del mismo modo, en una reunión de trabajo no pueden hablar todos o no todos a la vez. La agenda, definida de antemano, debe dejar claro quiénes van a hablar, qué tan importante es su participación, en qué orden deben hablar, de qué deben hablar, cuánto debe durar su intervención. Al final, por supuesto, se dejará un espacio para que todos aporten, a manera de plenaria.

Frecuencia y duración de la reunión de trabajo

¿Cada cuánto debemos reunirnos? Esto puede variar: siempre tiene que haber una reunión inicial, al momento de pautar la tarea; una intermedia, para evaluar dificultades; una final, para evaluar logros. Los momentos en que tienen lugar estos encuentros se definen según la duración total de la tarea; por ejemplo, si se prevé que el trabajo se desarrollará en dos meses, la reunión intermedia debería ser cerca de la mitad de ese período. Si la tarea es muy larga, tal vez sea menester más de una reunión intermedia, para no perder el rumbo.

Por último, ¿cuánto debe durar la reunión? Con respecto al tema del tiempo, es conveniente recordar que se deben evitar las reuniones demasiado largas; más de dos horas no es nada provechoso, ya que las personas se cansaran, dispersaran y dejaran de prestar atención. Si la reunión es demasiado larga, tal vez significa que estamos tratando demasiados asuntos o que el asunto requiere más de una reunión. En cualquier caso, hay que saber segmentar, para que cada reunión de trabajo sea sumamente provechosa.

Recordemos que la reunión es al trabajo lo que la evaluación a la educación: es parte importante del aprendizaje, pero el aprendizaje ocurre en otros momentos. Y como se dijo al inicio, la reunión no es el trabajo, es para hablar sobre el mismo y jamás puede sustituir a dicho trabajo. En suma, no podemos dejar de reunirnos, pero no todo el tiempo podemos estar en reunión, porque dejaríamos de trabajar.