Los procesos como aliados en el desarrollo organizacional

Las características del mercado actual, dinámico y en continuo movimiento, obligan a las empresas a ser permeables o adaptables a modificaciones constantes, sin perder su esencia. Para lograr tal objetivo, las empresas deben examinar sus procesos, cultura, estructura, fortalezas y debilidades para que el desempeño individual, grupal y en todos los niveles pueda mejorar y se puedan crear cambios, a este conjunto de acciones le llamamos: desarrollo organizacional.

¿Qué implica un desarrollo organizacional correcto?

El desarrollo organizacional implica todo el proceso de conocer y cambiar el desempeño de la organización con un enfoque sistemático y de manera planificada. Esto quiere decir, que cuando una empresa decide invertir tiempo y dinero para mejorar su gestión y aumentar la satisfacción de sus empleados, necesariamente vendrán cambios en términos de desempeño, procesos, naturaleza y estructura.

En ese sentido, lo primero que debe hacer una empresa es establecer una gestión basada en procesos (entendiéndolos como una secuencia definida paso a paso, con un principio y un fin que se siguen en un orden específico para realizar correctamente una tarea), identificándolos dentro de tres grandes bloques: estratégicos, operativos y de soporte. A partir de allí, se debe elaborar un mapa de procesos que ayudará a identificar las inter-relaciones de cada uno de ellos para conocer de forma muy detallada y profunda el funcionamientos de cada actividad en la que la empresa está involucrada.

Por otra parte, ya detallados los procesos que ocurren dentro de la empresa, lo siguiente que hay que hacer para poder implementar un sistema de control interno es elaborar un manual de procedimientos, en el cual se deben incluir todas las actividades y establecer las responsabilidades de los trabajadores para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Esta lista detallada se crea principalmente para obtener una información ordenada, sistemática e integral que contenga todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan.

¿Sabes cómo elaborar tu manual de procesos?

Si te preguntas cuáles serían otros beneficios de elaborar un manual de procesos, a continuación te enumeramos algunos:

• Detectar ventajas competitivas.
• Identificar posibles mejoras o correcciones, así como nuevas oportunidades para el negocio.
• Administrar los recursos y actividades de la empresa.
• Identificar los roles claves de la compañía.
• Definir las responsabilidades y funciones de cada empleado.
• Identificar la necesidades actuales y futuras de los clientes.
• Mejorar el flujo de información entre los diferentes procesos y/o departamentos.

Este nivel de detalle de los procesos puede parecer exagerado pero para lograr cambios cada necesidad se debe analizar, así como los efectos potenciales para evaluar con exactitud de qué forma el cambio mejorará las operaciones de la compañía, qué áreas se verán afectadas por ese cambio y cómo éste se extenderá eficientemente a los empleados.

Un mapa de procesos nunca será igual en todos los casos, sino que cada empresa lo adapta a su estructura. Deben de ser claros y concisos en cuanto a la información que reflejan para cumplir con su finalidad. Por otra parte y no menos importante, es necesario que se defina un sistema de indicadores que permita evaluar la eficiencia de todos los procesos así como una designación de responsables que supervisan y mejoran el cumplimiento de los requisitos y objetivos asignados.

Estructurar los procesos con un sistema de control interno es una política de gerencia y una herramienta de apoyo para los directivos de cualquier empresa porque sustenta una base sólida, con una orientación a objetivos y resultados, además de una perspectiva global y transversal de todo lo que allí ocurre, apuntando a modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia. Con toda esta información te queda alguna duda de si ¿los procesos son aliados en el desarrollo organizacional?