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Lo urgente y lo importante

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Es hora de hablar sobre lo urgente y lo importante. Imagínense que se encuentran en una sala de atención de un hospital, frente a un gran letrero que dice: “Los pacientes serán atendidos por estricto orden de llegada”. Ingresa un joven accidentado con leves raspaduras en sus rodillas por haberse caído de una motocicleta, y diez segundos después un caso grave de infarto al miocardio. Siguiendo las indicaciones del letrero, el médico de guardia le da prioridad y atiende al joven, haciendo esperar al infartado, solo por cumplir con las instrucciones del letrero. Parece todo muy insólito ¿no es cierto?

Sin embargo, ¿cuántas veces en nuestros negocios prestamos atención a las “raspaduras de rodilla” y dejamos para más tarde ocuparnos de los “infartos”? , sólo por dedicarle más tiempo a lo fácil, a lo más leve, a lo más llevadero. Y lo realmente importante y serio – en este caso sería el “infarto” – lo postergamos porque resolverlo nos resulta una tarea fastidiosa, estresante y a la cual hay que ponerle mucha atención y energía. Es decir, que con bastante frecuencia priorizamos aquello que es placentero o atractivo – o que nos resulta menos trabajoso –  posponiendo lo efectivamente importante. Esa actitud la adoptamos a menudo inconscientemente, por no detenernos unos minutos a analizar la importancia de cada situación y otorgarle la prioridad que cada caso merece para el cumplimiento de nuestros objetivos.

Evaluaremos unas simples soluciones para elaborar una agenda efectiva. Si seguimos esa agenda, no tendremos que esforzarnos tremendamente a fin de mes, para poner al día las labores postergadas.

Si logramos mantener la homogeneidad de nuestra tarea registrada en la agenda, el esfuerzo será bien distribuido a lo largo de la semana y del mes, y de tal forma nos ahorraremos sufrir el estrés de los apurones de los últimos días. Y es sabido que el estrés producido por las urgencias, denominado “síndrome de la falta de tiempo”, es una de las formas más comunes de dilapidarlo.

Primero: Hacer una lista por escrito de todas las actividades semanales relacionadas con nuestro negocio: capacitación, llamadas telefónicas, reuniones con nuestro equipo, contactos con prospectos, seguimiento de los mismos, presentación de productos y del plan de negocios, visitas de posventa.

Segundo: Realizada la lista anterior, analizar dichas actividades programadas, separándolas en diferentes columnas según la importancia y prioridad asignada, de la siguiente manera:

Análisis de la importancia:

Muy importante: deben realizarse sin falta

Importantes: deberían hacerse

No tan importantes: son útiles pero no imprescindibles

Sin importancia: pueden dejarse para más adelante

Análisis de la urgencia:

Muy urgentes: deben hacerse ahora

Urgentes: deben hacerse pronto

No urgentes: pueden hacerse en el mediano plazo

El tiempo no es factor: pueden hacerse cuando estemos menos exigidos de tiempo

Análisis de la delegación de actividades:

Debo hacerlo yo

Puede delegarse en A: otro vendedor o distribuidor que esté capacitado para la tarea.

Puede delegarse en B: actividad de poca responsabilidad para alguna persona nueva en el negocio que necesite aprender.

Puede delegarse en C: tal vez alguna persona que esté detenida por falta de motivación y requiera un estímulo.

Análisis de relaciones:

Personas con quienes debo comunicarme todos los días: integrantes de mi equipo de ventas, coordinadores zonales, clientes que requieren atención, seguimiento a prospectos ya contactados anteriormente.

Personas con quienes debo contactarme frecuentemente: usuarios o clientes que requieren servicios, prospectos a quienes presenté el producto o el plan de negocios y les dejé material informativo de seguimiento.

Personas con quienes debo comunicarme regularmente: entrenadores, miembros de mi equipo que requieren ayuda técnica, miembros de mi equipo que necesitan ser estimulados.

Tercero: Efectuada la lista semanal de actividades y analizadas según su importancia, urgencia, factibilidad de delegar algunas tareas y las frecuencias de los contactos con las relaciones habituales, se facilitará la elaboración de una agenda homogénea y eficaz. De allí a componer la agenda mensual, hay tan solo un paso.

Es preciso tener cierto grado de flexibilidad en nuestras agendas, dejando pequeños espacios de tiempo libre entre una y otra tarea o compromiso, suficientes como para poder solventar cualquier imprevisto que se presente.

Un transporte que llega a destiempo, un  prospecto que se atrasó a una cita, un taxi que no se consigue rápidamente, una demora cualquiera puede hacer que la programación horaria se “caiga” en catarata y nuestra agenda se descalabre para todo el resto del día.

Creo que es fácil advertir que si hacemos una buena programación de cada semana, y la trasladamos a la programación mensual, toda nuestra tarea se verá enormemente facilitada.

Recuerde que el síndrome de la falta de tiempo que ya mencioné anteriormente, es – a menudo – uno de los factores que mayor tiempo nos hacer perder. Es la angustia que genera el hecho de correr todo el día y llegar siempre a destiempo, dejando de cumplir el 50%  de las tareas previamente programadas.

Con este sencillo método podremos bajar sensiblemente nuestro nivel de estrés, podremos cumplir nuestros objetivos con mayor eficacia y seguramente conseguiremos mejores resultados con menor esfuerzo y desgaste inútil de energías. Finalmente, disfrutaremos de un tiempo extra para nosotros mismos: recreación, lectura, esparcimiento, deporte, amigos.

Además priorizaremos lo importante y cumpliremos con lo urgente, siempre enfocados y avanzando en el sentido de nuestros objetivos y metas de negocios.

El tiempo – no lo olvidemos – es la esencia de la vida. Es la materia prima de nuestras existencias, y siempre tendrá una importancia singular, cualquiera fuese nuestra actividad.

Veamos el siguiente ejercicio, muy conocido pero no por ello menos eficaz para valorar su significado:

  • Si quieres saber el valor de un mes, pregúntaselo a una embarazada.
  • Si quieres saber el valor de una semana, pregúntaselo a un productor agropecuario que espera ansioso la lluvia, o se le pasó el tiempo de la cosecha.
  • Si quieres saber el valor de un día, pregúntaselo a un estudiante que debe dar un examen.
  • Si quieres saber el valor de un minuto, pregúntale a quien perdió un vuelo.
  • Si quieres saber el valor de un segundo, pregúntaselo a un corredor de Fórmula 1.
  • Si quieres saber el valor de una décima de segundo, pregúntaselo a un atleta que en los juegos olímpicos ganó la medalla de plata.

Y en cuanto a los postergadores, a quienes obsesivamente dejan todo para más adelante, no olviden que mañana es el día más ocupado de la semana, a pesar de que no conozco calendario alguno que contenga ese día: mañana.

Andrés Luco
Andrés Luco
Ingeniero Civil Industrial, Pontificia Universidad Católica de Chile. MBA de la Universidad Adolfo Ibáñez. PDE Universidad de Los Andes. Socio fundador de Business Consulting.