La cultura de las reuniones eficaces

¿Cuáles son las claves que nos ayudan a conseguir reuniones eficaces y obtener buenos resultados de ellas?

Este problema, puede solucionarse sólo de una forma y esta es: un cambio cultural. Es importante que no olvidemos que estar reunidos NO es lo mismo que estar trabajando.

Para conseguir el cambio cultural referente a las reuniones, hay varias fases en las que focalizarnos. Asumiendo que la reunión está planificada correctamente, existen asuntos importantes en los que debemos enfocar nuestro deseo de cambiar la cultura de la organización, tarea que es muy difícil pero no imposible.

Preparación:

Partiendo de la base que es una reunión correctamente planificada, todos los asistentes tienen claro:

1. Puntos concretos a tratar
2. Qué rol se espera de cada uno en cada punto
3. Tiempo asignado a cada punto
4. Información previa (doctos, a leer)
5. Tipo de reunión (Informativa/Discusión/Pedir autorizaciones)

• Puntualidad: un factor importante que genera retraso en las reuniones son las “pequeñas faltas de puntualidad”, esto se refiere al goteo en la llegada de los asistentes cada dos minutos, que perfectamente puede llegar a que el último que ha entrado cuando la reunión ha empezado hace 20. Para esto lo conveniente es establecer una regla que incentive la puntualidad.
• Comienzo: para poner a todos en “la misma página” se debe comenzar leyendo la orden del día y preguntar si es que alguien quiere introducir algún cambio.
• Espacio: debe ser un espacio adecuado, esto es, que las condiciones de la sala, deben cumplir los requisitos mínimos para albergar a todos los asistentes. ¿has pensado en eliminar las sillas de la sala? Aunque la primera impresión pueda parecer una barbaridad pero la verdad es que obliga a concretar y a no perder el tiempo, piénsalo.
• Moderación: para que la agenda pase de la enunciación a la realidad, el moderador tiene un papel crucial. En la reunión, debe haber una persona encargada de que hacer que la gente no se salga de la hoja de ruta y los encamine a discutir los temas que están en la agenda, debe también controlar los tiempos y debe ser capaz de decir “no estamos avanzado por esta vía, dejemos el tema para otra ocasión”, cuando sea necesario.
• Duración: una reunión eficaz no debiera sobrepasar la hora de duración, ya que después de ese tiempo la atención de las personas, disminuye de forma drástica.
• Tomar notas: es muy importante que todos los participantes tomen notas de forma correcta, que haya una persona encargada de redactar un acta “2.0”, sencilla y operativa. Es recomendable también, tomar fotografías de esquemas, figuras o gráficos dibujados en cada pizarra y enviarlas posteriormente como material de apoyo.
• Finalización: el objetivo primordial de las reuniones es TRANSFORMAR LAS DECISIONES EN ACCIÓN.  Para lograrlo, es importante que durante toda la reunión y sobre todo al finalizar, se deje en claro:

1. QUÉ acciones concretas deben abordarse
2. QUIÉN es el responsable de ejecutar cada acción
3. CUÁL es el plazo para cada una de dichas acciones
4. Si aplica, la fecha de la próxima reunión.

Puedes pensar y adicionar cualquier otra táctica y/o truco que conozcas para generar una reunión eficaz.