Humaniza las excepciones y sistematiza la rutina

«Sistematiza la rutina y humaniza las excepciones» es la regla básica de la sistematización. Puedes ahorrarle dinero a tu equipo o a ti a través de un sistema efectivo. Un sistema significa realizar las cosas de manera consistente, con una baja dependencia de los miembros del equipo.  Lo que no pueda ser sistematizado, deberá ser llevado a cabo por alguno de los miembros del personal. Es importante siempre privilegiar la implementación de un sistema por sobre la utilización de más personal.

Para empezar a sistematizar tu negocio, parte por registrar los pasos necesarios para realizar todas las tareas importantes de éste. El paso siguiente, cuando es posible, es la automatización.

Cuando llega un pedido, esto es lo que sucede:

1. Un cliente acude o llama y realiza un pedido
2. La persona a cargo o el dueño del negocio toma nota en un papel
3. La persona a cargo o el dueño, escribe los materiales requeridos para completar el trabajo. (Es posible el olvido de algunos materiales)
4. Se procede a revisar los estantes para identificar la necesidad de reponer materiales.

Con un sistema automatizado, al oprimir una tecla sucede TODO de la siguiente manera:

1. La persona a cargo o el dueño del negocio, ingresa el nombre del cliente en el computador. (El computador deberá contener toda la información importante del cliente, así como el registro del último pedido realizado y/ o si tiene alguna factura pendiente)
2. Al ingresar la orden, el computador le indicará si los materiales para completar la orden están o no en stock.
3. El computador imprime una lista de los materiales necesarios, programará la hora en la máquina en que se hará el producto, establece el momento en que el producto estará listo para su envío y emitirá una etiqueta de envío y una factura.

Es posible que pienses que el proceso de automatización de tu empresa puede ser muy costoso pero no es así, los precios de los equipos de computación siguen cayendo, haciéndolos accesibles para casi cualquier negocio. Hemos participado a muchos negocios a organizar sus primeros pasos y procedimientos, ayudándolos en el proceso de la automatización.

Los dueños de negocios se sorprenden de la manera en que su eficiencia y ventas han incrementado. Además, debido a la consistente calidad de sus servicios y productos, son capaces de costear el software necesario en un periodo de tiempo muy corto.

Si eres el dueño o el gerente del negocio, no tiene importancia; a través de la sistematización de procedimientos,  puedes incrementar de una forma efectiva el saldo del balance general, por medio de la sistematización tendrás la seguridad en la eficiencia de tu negocio al momento de ofrecer un servicio o producto. La fuente de tu tranquilidad no será solamente el saber que no es necesario que estés siempre presente para mantener funcionando tu negocio, si no que tu negocio será mas rentable. Es fundamental que tengas conciencia  de que un computador posee un mayor potencial para el desarrollo de tu negocio si dejas de verlo como una simple máquina de escribir.

Sistematizar tu negocio también puede resultar en una ventaja competitiva. Mantener tu negocio funcionando efectivamente y entregando de manera consistente servicios o productos de mayor calidad sin importar si estás presente o no, beneficiará también a tus clientes y aquellos que le compran a tu competencia y están cansados de una mala calidad, comenzarán a comprarte a ti.  Así que todo lo que necesitas es INFORMAR  a tus clientes sobre las NUEVAS MEJORAS en tu negocios que les proveerán de un mejor servicio.

Ten presente:

Los sistemas manejan tu negocio…

El personal opera los sistemas…

Tú diriges al personal…