Herramientas para aprender a manejar conversaciones difíciles

A la hora de comunicar cosas negativas a nuestros colaboradores, es fácil sucumbir ante la emoción del momento y decir cosas que no estaban en nuestras intenciones decir. ¡Evítalo!. Aquí aprenderás a manejar conversaciones difíciles.

Existe una gran complejidad al tener conversaciones importantes y profundas con el equipo. Recordemos las reglas básicas de una conversación difícil: Nunca, bajo ninguna circunstancia, levantes la voz. Las conversaciones potencialmente humillantes, mantenlas en privado. Mantenlas en la oficina y evita reunirte en un lugar público como un restaurante, donde la conversación se puede alargar por más de 10 minutos; lleva a cabo la conversación con la seguridad de que el intercambio de palabras, ayude a limar las asperezas y no a hacerlas más obvias. Evita el demostrar tu jerarquía o hacer énfasis en la estructura de poder, sentándote en una mesa circular, al mismo nivel de la otra persona,  y ten pañuelos desechables al alcance de la mano.

Sin embargo, lo más importante que debes recordar es que cada conversación y cada persona, son distintos y que es posible disminuir la tensión, reconociendo desde el principio que la conversación será difícil e incómoda para los dos involucrados en ella. Y aunque no hay esquemas perfectos que puedas utilizar, contar con algunas ideas y pistas de la forma en que se desarrolla el lenguaje, puede ser de gran ayuda para dejar de lado el ego y dejar que la conversación se centre en la utilidad para los dos.

Ahora te describimos algunos errores comunes a la hora de mantener una conversación y que herramientas puedes utilizar para mejorarlas:

1.- Al colaborador que habla mientras hablas tú y no te escucha. El primer impulso es decir ¡No me interrumpas!, cambia esta expresión diciendo: “Vamos a tomar una pausa, para que descansemos un momento y tomemos aire”.

Es primordial porque: Al ser el líder, es necesario que dirijas la conversación. Poner énfasis en que ambos se den un tiempo para re organizar los pensamientos y relajarse, demuestra que no estás culpando al colaborador. Deja en claro tus expectativas al explicar “Voy a ser claro contigo en lo que pienso, para que puedas hacerme todas las preguntas que quieras. Que seas capaz de tomar la dirección de la reunión, deja en claro tu liderazgo e intenciones comprometidas de encontrar una solución.

También de bes saber que el silencio es una herramienta que vale oro.

2.- Ante el colaborador que tiene un comportamiento inadecuado. El primer impulso es decir: “Necesitas ser más profesional”, en lugar di: “ Acorde a los valores de nuestra empresa, es necesario que te adecúes a ciertos estándares”, en seguida muestra un manual o folleto donde se deje en claro, cual es el tipo de comportamiento requerido.

Es primordial porque: Permite que la conversación se convierta de subjetiva en objetiva. Si deseas que tus colaboradores se manejen bajos ciertos estándares, deja en claro y por escrito, cuales son. . Así, es posible que la conversación se centre en los lineamientos de la empresa cuando podría convertirse en una conversación de tipo personal.

3.- Ante el colaborador que está enojado y listo para desahogarse. El primer impulso es decir: “Está bien, si quieres hablémoslo” en lugar di: “Lamento mucho que te sientas de esa manera. Puedes establecer tu punto por escrito.”

Es primordial porque: Es importante evitar dar pie para que la conversación comience con una discusión larga y pesada. Como manager, que debe entregar una noticia negativa, es entendible querer darle espacio al colaborador para que se defienda, pero lamentablemente, esta opción siempre termina en discusiones y acusaciones sin sentido, lo que te sitúa a la defensiva

Debes mantener en perspectiva que puedes dejar que el colaborador tenga espacio para expresar su frustración y siempre mostrarte empático con él/ella. Pero recuerda siempre que no debes dejarte llevar por la emocionalidad en el transcurso de la conversación, para que esta no suba de tono.