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Los mejores métodos para optimizar recursos en una empresa
26 abril, 2021
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¿Cómo gestionar el tiempo en el trabajo?

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Aprender a gestionar el tiempo es un aspecto indispensable para todos los trabajadores. No importa que seas el dueño de la empresa o un empleado de confianza, es de primera necesidad que el tiempo de trabajote rinda y que tengas un desempeño ideal.

La importancia de gestionar el tiempo de trabajo

Al gestionar el tiempo de trabajo tendrás un control preciso sobre los límites que puedes dedicar a una actividad. Como resultado, aumentas tu eficiencia y productividad, a la vez que cuidas tu salud. Si realizas un proceso de gestión adecuado, serás un profesional exitoso y de alto rendimiento.

Por supuesto, también vas a disponer de más tiempo para pasar con tus amigos, familiares o sencillamente para dedicarlo en tu vida personal.

Causas de una mala gestión del tiempo

Antes de hablar sobre cómo optimizar el tiempo de trabajo, debes conocer los factores que influyen en una mala gestión. De esta manera, los podrás evitar, disminuyendo lo mejor posible las posibilidades de que las horas no te alcancen.

No tener objetivos

El hecho de no tener metas claras y objetivos definidos hace que dediques más tiempo a cosas sin importancia. En cambio, ser una persona organizada y con propósitos precisos te pondrá a trabajar con eficiencia.

Utilizar mal las herramientas

Hacemos referencia tanto herramientas físicas como a recursos digitales que se utilizan para la organización en una empresa. Debes conocer cada uno de los implementos que estén disponibles para que les saques el mejor partido.

No priorizar labores

Establecer un horario es fundamental, y mucho más cumplirlo al pie de la letra. Pero aparte del horario, resulta vital colocar en ese balance las actividades por orden de prioridad.

Poca comunicación

En ciertos momentos, la comunicación no es simple ni directa, lo que hace que se pierda una gran cantidad de tiempo. Por ejemplo, es probable que no se aclaren algunos puntos importantes y las tareas se ejecuten de modo incorrecto.

¿Cómo gestionar el tiempo óptimamente?

Evidentemente, lo primero que tienes que hacer es evitar todas las tendencias que hemos mencionado anteriormente. Pero además de ello, existen otros métodos complementarios que serán de gran utilidad.

Establecer un plan de trabajo

Planificar las tareas a llevar a cabo es imprescindible, pues de lo contrario no sabrás a ciencia cierta qué es lo que tienes que hacer. A la hora de establecer objetivos, hay que buscar un equilibrio entre ambición y sustentabilidad. Es algo que genera motivación y estímulo, tanto para ti a nivel personal como para el resto de los trabajadores.

El proyecto debe estar marcado por metas a cumplir y funciones a desarrollar.

Definir la importancia y urgencia de las tareas

Dentro del plan de trabajo hay que colocar por orden de importancia las tareas a ejecutar. Por consiguiente, es requerido priorizar, analizar y clasificar las actividades dependiendo de la urgencia que tengan. Algunas serán atendidas inmediatamente, mientras que otras admiten una postergación breve.

En esta situación, no olvides que las tareas más urgentes son aquellas que poseen un mayor impacto global. Claro está, esto tampoco quiere decir que las labores secundarias tengan que quedar en el olvido.

Tener en cuenta la fecha límite

Independientemente del tipo de producto o servicio que se ofrezca en una empresa, siempre habrá un tiempo límite para la entrega. Este es establecido ya sea por el cliente o por la misma organización. Ahora bien, una tendencia bastante extendida en el mercado es trabajar a última hora con más intensidad.

No obstante, nuestra recomendación es siempre dejar un pequeño margen y tratar de tener listo el trabajo un poco antes de la fecha límite. De dicho modo, en caso de que haya que hacer alguna modificación en la entrega, habrá algo de tiempo adicional para ello.

Un horario para cada actividad

Al escribir una agenda, cada una de las tareas a realizar necesita un tiempo determinado. Es cierto, hay situaciones y circunstancias especiales que hacen que el tiempo que se dedique cambie en mayor o menor medida. Pero trabajar de manera organizada y precisa redunda en más rendimiento.

Dedicar tiempo al descanso

Erróneamente, es creído que más horas de trabajo es sinónimo de mayor productividad, pero esto no siempre es así. Cuando un trabajador no descansa adecuadamente, empezará a sufrir de agotamiento a niveles físico y mental. Como consecuencia, no podrá rendir como debería, a pesar de estar horas dentro de la empresa.

Por lo tanto, dedicar tiempo al descanso es imprescindible, incluso con sesiones de algunos minutos en medio de la jornada. Esto renueva las fuerzas y permite regresar a la acción con más ánimo.

Planificación de reuniones

Para comenzar, las reuniones se tienen que planificar con tiempo, y no de la noche a la mañana. En el mismo sentido, hay que hablar directamente del tema a tratar, sin muchos preámbulos ni introducciones. Acordar las soluciones es lo más importante, y siempre de forma fácil de entender.

Gestionar el tiempo de trabajo óptimamente es posible

Es verdad que tener una empresa perfecta y contar con todo el tiempo libre del mundo no es algo que se puede lograr. Aun así, puedes gestionar el tiempo de una mejor manera si aplicas las sugerencias que te hemos mostrado. Entre las cualidades más importantes están: ser organizado, priorizar las actividades y cuidar la salud.

Andrés Luco
Andrés Luco
Ingeniero Civil Industrial, Pontificia Universidad Católica de Chile. MBA de la Universidad Adolfo Ibáñez. PDE Universidad de Los Andes. Socio fundador de Business Consulting.