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¿Cómo evitar el “tiempo muerto” en tu PYME?

Como dueño o administrador de un negocio, bien sabrás que la procrastinación es sumamente dañina para tu empresa. En ese sentido, no puedes permitirte -ni a tus trabajadores- dejar de lado tareas cruciales hasta que ya sea demasiado tarde para realizarlas. Si te has preguntado cómo evitar el tiempo muerto en tu empresa, existen algunos consejos que pueden serte de gran ayuda:

1. Foco en lo que realmente importa

Una de las principales causas de tiempo muerto en la oficina son las distracciones. Es muy fácil perder la noción del tiempo mientras estás leyendo correos o abriendo notificaciones de redes sociales. En ese sentido, para evitar perder el foco en las tareas, puedes incentivar el uso de audífonos, de modo que cada empleado pueda elegir el estímulo auditivo que más le acomode para concentrarse en sus tareas.

En la misma línea, dejar de lado una tarea para concentrarse en otra sólo provocará que ambas tomen más tiempo del que lo harían si se hicieran por separado. Por ello, incentiva en tu empresa el «paso a paso»: abordar una nueva tarea solo cuando se haya terminado la actual. Por último, no permitas el uso de redes sociales personales en las computadoras de la compañía, pues una notificación puede distraer, aunque no se revise de inmediato. Lo importante es mantenerse concentrado y con la mente clara.

2. Tareas más abordables

Piensa en tus proyectos de trabajo como unas escaleras: es más fácil concentrarse en subir peldaño a peldaño que ver la escalera por completo. Cualquier persona se siente desmotivada si se encuentra cada mañana con una montaña de trabajo en su escritorio. Por ello, para saber cómo evitar el tiempo muerto lo mejor es concentrarse en pequeñas metas para cada día, en vez de pensar en todo el trabajo que hay por delante. En ese sentido, sistematizar procesos puede ayudar enormemente a aprovechar al máximo el tiempo.

3. Transfiere el trabajo rezagado

Mucho trabajo queda sin hacerse o se extiende, simplemente, porque el personal a cargo no es el indicado para hacerlo. Como jefe, una de tus obligaciones es hacer que las tareas lleguen a las manos de las personas indicadas. Si un equipo o un funcionario no entiende o no le gusta una tarea, es más probable que se tarde en terminarla. Por ello, un buen consejo para saber cómo evitar el tiempo muerto es conocer a cabalidad los elementos de tu empresa, para así identificar las fortalezas de cada uno y de qué manera puede aportar al máximo a la empresa. En ese sentido, la buena comunicación es una de las claves para aprovechar al máximo cada segundo.

4. Que todos conozcan las metas

Es sabido que es más fácil no hacer algo cuando no se debe responder ante nadie por ello. Esto aplica a muchas cosas en la vida, por ejemplo, si les dices a tus amigos que vas a empezar una dieta, es probable que la empieces sólo por no quedar mal ante las personas. Lo mismo ocurre con los proyectos de trabajo: toda la empresa debe conocer los proyectos de todos los departamentos. A nadie le gusta que lo señalen, por lo que los empleados se sentirán más motivados a cumplir sus tareas en el tiempo pactado si saben que éstas son de conocimiento público. Además, si involucras a más de un equipo o persona en la misma tarea, tendrán la presión de rendir al nivel del otro.

Al aplicar estos consejos, el tiempo muerto en tu empresa se reducirá drásticamente. Lo único que necesitas es motivación, comunicación y transparencia entre los equipos de trabajo.

Andrés Luco
Andrés Luco
Ingeniero Civil Industrial, Pontificia Universidad Católica de Chile. MBA de la Universidad Adolfo Ibáñez. PDE Universidad de Los Andes. Socio fundador de Business Consulting.