¿Cómo elaborar un mapa de procesos empresarial?

El éxito de la gestión empresarial requiere del conocimiento, análisis y la evaluación de todos los procesos referidos a la actividad de la organización. Una herramienta importante, que nos ayuda a conseguir la correcta visualización de esta área es el mapa de procesos. Entender en qué consiste y cómo se puede elaborar es fundamental a la hora de planificar las funciones de la compañía.

¿Qué es un mapa de procesos de una empresa?

Para comenzar a adentrarnos en los mapas de procesos empresariales y diferenciar y comprender los elementos que los componen, es necesario entender en qué consisten.

Se definen como la representación gráfica y esquemática del funcionamiento, las actividades y los procesos que se llevan a cabo en la empresa, y los niveles de actuación (estructura jerárquica) de la misma.

Su principal función no es, únicamente, comprender el funcionamiento de los procesos y la organización interna de nuestra empresa, sino que también nos servirá como retroalimentación continuada, es decir, como herramienta para evaluar los puntos fuertes y las debilidades de la compañía, para así poder mejorar la eficiencia y los beneficios que podamos obtener de sus actividades.

Aunque parece simple, no es una tarea sencilla elaborar un mapa de procesos de una empresa, que sea completo y refleje correctamente todo aquello que se lleve a cabo en la organización.

No obstante, la dificultad y el tiempo que tarda su diseño y elaboración se ve compensado en la mejora y los beneficios que podremos obtener gracias a una buena evaluación, análisis y una eficaz organización interna de nuestra empresa.

Elaboración de un mapa de procesos: paso a paso

Existen una serie de consejos útiles y de pautas que se pueden aplicar para conseguir diseñar un mapa de procesos completo de una empresa. Por una parte, debemos conocer los elementos que componen su diseño.

Entre los componentes de mayor importancia podemos diferenciar los siguientes

• Los participantes

Debemos ser capaces de identificar a aquellas personas, entidades y/o empresas que, de una forma u otra, intervienen en la actividad de nuestra empresa.

• Los procesos estratégicos

Hacen referencia a todos aquellos recursos, estrategias y herramientas que contribuyen en el funcionamiento y desarrollo de la empresa (Ej.: marketing).

• Los procesos operativos

Se refiere a qué se dedica la empresa. La respuesta a esta pregunta es la que deberemos reflejar, a continuación, en nuestro mapa (Ej.: fabricación de automóviles).

• Los procesos de soporte/ayuda

Que son los procesos que sirven para complementar el proceso principal de la empresa, es decir, los procesos de negocio y organizacionales (Ej.: Determinar la función de cada uno de los participantes).

Una vez vistos cada uno de los elementos que deben componer y que debemos recoger en nuestro mapa, ya podemos pasar a su diseño, plasmando con detalle todo aquello expuesto anteriormente.

¿Es recomendable realizar un mapa de procesos de la empresa?

Estudios como el realizado por la Universidad de Barcelona, determinan que la realización de estos mapas para nuestra empresa puede aportarnos grandes beneficios, entre los que podemos destacar:

• Detectar las oportunidades para incrementar el beneficio de la empresa.
• Identificar los roles de cada participante y delimitar sus funciones.
• Conocer las actividades que se llevan a cabo en la empresa.
• Identificar las necesidades y los errores de la empresa y su funcionamiento.
• Conseguir un mayor nivel de adaptación.
• Optimizar el flujo de información entre los diferentes participantes o departamentos que componen la empresa.

Buscar ayuda profesional, que pueda contribuir a mejorar tus procesos productivos por medio un mapa de procesos de una empresa, es una decisión que trae beneficios directos en la productividad de tu compañía.