Casilla 28: Apalancamiento a través de sistemas y tecnología

Esta semana te centrarás en el uso de la tecnología para el apalancamiento y mejorar la eficiencia y consistencia en tu negocio. Esta es una etapa muy importante a partir de dos aspectos: el impacto absoluto que la tecnología puede tener en tus procesos y la inversión necesaria para introducir la tecnología en tu sistema.

Empezaré por dejar en claro que la tecnología no siempre será la mejor respuesta a la mejora de los procesos en tu empresa. De hecho, la implementación de una solución tecnológica puede ser muchas veces una decisión equivocada. Por eso, si estás considerando invertir en tecnología, requieres tener una visión clara de lo que deseas lograr con la solución tecnológica que quieres implementar.

Muchos dueños de negocio pretenden solucionar sus deficiencias sólo con tecnología de primera, en lugar de mejorar sus procesos. Pero, ¿qué pasa si hay fallas en tus procesos actuales o éstos no son tan eficientes como deberían ser? La tecnología no sirve por sí sola. Cuando la utilices tecnología, hazlo con procesos que ya estén optimizados.

Entonces, en lugar de empezar con tecnología, comienza con la creación y optimización de tus sistemas, para posteriormente hacerlos aún más eficientes con el uso de la tecnología.

Para sistematizar tu negocio, requieres diseñar el proceso plasmándolo en papel. Reúnete con tu equipo de trabajo para que todos compartan sus puntos de vista, opiniones, perspectivas y sugerencias sobre cómo mejorar tus procesos. Busca tus áreas de mejora, no importa de qué parte de tu negocio se trate. Una vez que las hayas identificado, toma el tiempo para optimizarlas, probando y midiendo las estrategias que utilices.

Sólo después de tener sistematizados tus procesos, realiza la inversión financiera necesaria en la tecnología. Con la sistematización estarás en una mejor posición para saber exactamente cuáles son las funciones y características que necesitas en una solución tecnológica. Serás capaz de medir los resultados con mayor eficacia y sabrás los resultados con mayor certeza.

Esta semana deberás:

1. Encontrar uno de los procesos críticos de tu negocio que consideres podría mejorar haciendo implementaciones tecnológicas.
2. Reunir a los miembros de tu equipo de trabajo familiarizados con dicho proceso en una sesión para optimizarlo.
3. Realiza el diagrama de flujo del proceso.
4. Identifica las mejoras que pueden y requieren hacerse.
5. Establece un periodo para probar y medir dichas mejoras.
6. Pule tu diagrama de flujo.
7. Sistematiza tu proceso y considera la implementación tecnológica que aumentaría la eficiencia del proceso.

Siguiendo esta secuencia encontrarás grandes beneficios en el uso de la tecnología.