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En esta etapa del juego corresponde hacer frente a uno de los desafíos más grandes de todo dueño de negocios: usar eficientemente el tiempo. La forma en que utilices el tiempo en tu negocio va a tener un impacto directo en el éxito del mismo. Puedo asegurarte que si tu equipo te ve pasar el tiempo pensando y planificando para tu negocio, o bien, negociando con tus clientes, saben que es importante para el negocio y eso les dará la pauta de cómo aprovechar el tiempo para crear valor para el negocio y para ellos mismos.
Puedes clasificar tus actividades del día en una de las siguientes cuatro categorías del tiempo:
- No urgente y no importante.
- Urgente y no importante.
- Urgente e importante.
- No urgente e importante.
Actividades como revisar el correo o navegar por Internet, normalmente son actividades no urgentes y no importantes. Debes evitar perder mucho tiempo en estas actividades, a menos que sea para generar valor a tu negocio.
Muchas llamadas telefónicas y solicitudes que requieren atención inmediata entran en la categoría de urgente y no importante. Esto sucede cuando alguien no cumplió sus obligaciones en forma oportuna, o bien porque no hay un proceso que te permita manejar la situación. Sin embargo, muchas llamadas de tus clientes o problemas en la producción son actividades urgentes e importantes, puesto que debes satisfacer a los primeros o mantener la operación en movimiento del segundo. Estas actividades que consumen mucho tiempo suceden en gran medida porque no hay ningún sistema para lidiar con ellas.
¿Te parece una experiencia conocida?
El mayor desafío para un dueño de negocio es pasar el mayor tiempo posible en actividades no urgentes pero importantes. Estas son las decisiones estratégicas que te permitirán cumplir con las metas de tu negocio. Sin embargo, como no son urgentes, muchas veces no se les da la prioridad necesaria y simplemente se olvidan. Si el dueño de negocio no dedica tiempo a estas actividades, ¿quién más lo hará?
Es fundamental preguntarse, ¿cómo destino tiempo para centrarme en lo no urgente, pero importante? Una idea es bloquear de manera predeterminada en la agenda el tiempo para las actividades críticas que debes realizar como dueño de negocio, aunque no exista una urgencia inmediata por terminarlas. Cuando asignas en tu agenda tiempo en primer lugar para las actividades críticas, siempre habrá tiempo para realizar las actividades que tienen menor importancia.
Una vez registradas las actividades críticas en tu agenda, enfócate en ellas. Resiste la tentación de dejarlas para después o desplazarlas por atender otras actividades no importantes. Debes disciplinarte para concentrarse primero en lo estratégico y después en lo operacional.
Como distribuyas tu tiempo determinará tu nivel de éxito. ¡HAZLO! No desperdicies tiempo haciendo cosas que fácilmente podrías pagar a alguien más para hacerlas.
Si durante esta etapa, creas tu agenda, das prioridad a las actividades críticas y te enfocas en ellas, avanzarás más rápido y mejor en este juego.
