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5 buenas prácticas para tener reuniones productivas en tu PYME

El tiempo perdido, la improvisación, la impuntualidad y los debates desorganizados son errores comunes en una reunión mal ejecutada. Por este motivo, a continuación, te entregamos 5 buenas prácticas para que, en tu empresa, las juntas laborales se conviertan en reuniones productivas:

1. El objetivo 

¿Cuál es el motivo de una reunión laboral? Este tiene que ser específico, medible, viable y relevante, para así dirigir adecuadamente la junta y medir el resultado de la misma. Además, el objetivo debe indicar si la reunión se realiza con el fin de conmemorar un logro, tomar una decisión, capacitar, generar nuevas ideas, socializar o informar, entre otros motivos.

2. La agenda 

Puesto que los miembros citados a una reunión también tienen otro tipo de obligaciones, es necesario acotar los temas que se trataran. La agenda es una guía que permite distribuir el tiempo de forma adecuada y verificar la productiva de la reunión, la que se debe distribuir a los asistentes y tiene que incluir el objetivo, la fecha, la hora, la ubicación y la duración. También, debe mostrar el tiempo en el cual se van a tratar los temas más relevantes de la reunión, incluyendo el espacio que se dará para las preguntas y respuestas.

Adicionalmente, la agenda debe listar los temas como preguntas para que los asistentes sepan a qué se va dar respuesta y como ellos deben prepararse para hacer sus comentarios. De la misma forma, el primer tema tiene que ser la socialización y la adecuación de la agenda y, el último, la retroalimentación de la reunión. Además, se debe especificar quiénes serán los encargados de cada tema de la reunión y cuáles son los materiales de apoyo que se pueden usar.

3. La participación de los asistentes

Los asistentes pueden realizar preguntas y comentarios respecto al tema tratado en la reunión con ayuda de un moderador. Esto demuestra que la organización es abierta a los comentarios y flexible para realizar cambios.

No obstante, se deben tratar de omitir las interrupciones de personas que solo buscan hacerse notar por medio de comentarios fuera de lugar. Asimismo, se debe evitar que la reunión sea llevada por personas problemáticas, ya que ellas generan polémica y buscan romper las reglas, aunque eso no quiere decir que sean innecesarias, pues ese tipo de personas son inconformista y suelen innovar en la pyme.

4. El documento final

Para tener claro qué se trató en la reunión y a qué acuerdos se llegaron, es necesario tener un documento detallado y estructurado sobre la reunión, el cual incluye los temas tratados, la duración, los asistentes, los comentarios, las preguntas, las conclusiones, los debates y las soluciones de los mismos. Además, el documento final se debe enviar a todos los asistentes de la reunión para que repasen y comprueben que todo lo discutido quedó por escrito.

5. ¿Bebidas y comida? 

De acuerdo a las directrices de reuniones saludables de la Universidad de Harvard, los asistentes están más enérgicos, concentrados y motivados cuando se les ofrecen bebidas y snacks sin grasa saturada ni con azúcar en exceso. Por este motivo, se recomienda usar alimentos saludables como yogurt, frutas y granos enteros, por nombrar algunos. Además, se sugiere no servir alimentos que den sueño, como la carne roja o el pollo. De la misma manera, en la reunión se debe ofrecer agua o jugos 100% naturales para hidratar el cuerpo.

Ahora que conoces estas buenas prácticas para realizar reuniones productivas en tu pyme, los encuentros laborales en tu empresa podrán arrojar mejores resultados. Finalmente, recuerda que ante cualquier duda o necesidad interna, siempre puedes contar con el apoyo de expertos en consultoría empresarial, para así llevar tu compañía por un camino seguro y directo al éxito.

Andrés Luco
Andrés Luco
Ingeniero Civil Industrial, Pontificia Universidad Católica de Chile. MBA de la Universidad Adolfo Ibáñez. PDE Universidad de Los Andes. Socio fundador de Business Consulting.