Organigrama y descripciones de cargo en la empresa

Tener claridad sobre quién debe cumplir qué funciones y cuáles son sus responsabilidades es un aspecto determinante en el orden y la productividad de cualquier tipo de organización. En la actualidad la herramienta más usada para comenzar a buscar esa claridad es el organigrama, que ha llegado a considerarse como un infaltable para todo tipo de empresas. No contar con uno puede mermar la producción y el flujo de trabajo, limitando el crecimiento de la empresa, por lo que aquí te enseñamos qué son y cómo elaborarlos.

¿Qué es un organigrama? 

Los organigramas son herramientas gráficas que representan la estructura interna de una organización, estableciendo los niveles jerárquicos y las relaciones existentes entre diferentes departamentos y cargos. Estos esquemas generalmente están compuestos por cuadros que contienen el nombre y descripción del puesto y líneas que establecen las relaciones jerárquicas, comunicacionales y de flujo de trabajo entre estos.

Es importante mencionar que los organigramas solo fijan relaciones de autoridad formales, tales como puestos de jefatura y subordinados de ésta. Las relaciones informales, como liderazgos y relaciones de confianza, no son contempladas, por lo que estas gráficas solo representan la parte tangible de una empresa.

Ventajas y desventajas

Si de ponerlo en una balanza se trata, las ventajas de elaborar un organigrama generan un enorme desequilibrio al contrastarlo con las desventajas que esto puede ocasionar.

En términos concretos, la gran desventaja que puede generar la aplicación de este tipo de esquemas es que eventualmente podría exacerbar el sentimiento de superioridad e inferioridad en los trabajadores, rompiendo el espíritu del trabajo en equipo. Sin embargo, este tipo de casos pueden evitarse si el enfoque del organigrama está puesto en facilitar los canales de comunicación empresariales y fijar cadenas de responsabilidades que en establecer niveles de jerarquía.

Por otro lado, las ventajas pueden resultar significativas para el desarrollo de una empresa. Entre las principales bondades de estos esquemas se encuentran las siguientes:

• Facilita la identificación de peculiaridades en la estructura de la empresa, favoreciendo la determinación de sus puntos fuertes y débiles.
• Obliga a la definición concreta y puntual de las labores y responsabilidades de cada puesto de trabajo.
• Esclarece las relaciones de trabajo en la compañía, favoreciendo los canales de comunicación.

¿Cómo construir un organigrama?

La primera gran tarea es definir que departamentos y áreas tiene una empresa. Esto define la estructura de una organización, y de su forma de trabajo y relaciones dependerá la forma más conveniente de representarla.

Una vez que se haya definido cómo se divide la empresa, se debe definir qué tipo de organigrama se utilizará. Circular como una ONG, horizontal para evitar posiciones de dominio, vertical para facilitar la lectura, todo dependerá de cómo se prefiera transmitir el mensaje del organigrama.

Posteriormente, se procede a definir los cargos que componen cada departamento, estableciendo labores y responsabilidades. Lo más recomendable es evitar poner el nombre de quién ocupa el cargo, evitando así la sensación de propiedad excesiva de los puestos. Esto ayuda a mantener a los trabajadores motivados, pues facilita la comprensión de que los ascensos son una posibilidad real.

Es altamente probable que al contar con un sistema de organización que contemple un organigrama mejoren los niveles de producción y responsabilidad. Evita las confusiones, establece jerarquías siempre y cuando se requiera y mantén un espacio de trabajo en armonía.