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La importancia de sistematizar procesos en tu empresa

El tiempo y la eficiencia son factores claves en una empresa. Para poder sacar el máximo rendimiento a tus recursos, es necesario conocer a fondo todos los procesos, pues solo así podrás identificar qué puntos necesitan mejoras, cuáles funcionan bien y aquellos que hay que eliminar. A continuación, abordamos la sistematización y los beneficios que puede generar para tu negocio.

¿Qué es un proceso?

Un proceso es una forma estandarizada y óptima de realizar una tarea. Los procesos tienen una forma de realizarse, y para que esta manera sea conocida por toda la organización, se documentan y utilizan protocolos de funcionamiento, que permiten que cualquier nuevo trabajador sea capaz de adaptarse a su puesto de trabajo sin problemas, realizando la misma tarea que cualquier otro empleado haya hecho previamente, ya que estará claramente definida dentro del protocolo de trabajo.

Los protocolos ayudan a sistematizar procesos en tu empresa, gracias a que las rutinas de trabajo ahorran tiempo y optimizan el rendimiento de los trabajadores. Cuando cada colaborador tiene bien definidas sus funciones, se evitan tanto los errores humanos como los trabajos duplicados. Eso, además de mejorar la eficiencia de la empresa, aporta un valor añadido, que se ve reflejado en la calidad del trabajo realizado.

Sistematizar procesos en tu empresa: ¿cómo hacerlo?

Aunque no siempre es posible, lo ideal es comenzar a sistematizar procesos desde el principio. A medida que la empresa va creciendo, cada vez es más difícil reorganizar las tareas e implementar nuevas metodologías de trabajo. Si creamos una compañía desde cero, tenemos la oportunidad perfecta para empezar un proyecto lo más estructurado posible.

Sin embargo, el desafío más habitual es intentar mejorar algo que ya está funcionando. En este caso, se puede aprovechar la experiencia de todo el equipo para identificar los puntos débiles de los diferentes procesos e intentar generar nuevos protocolos con los que se obtengan mejores resultados, con los mismos recursos o -si es posible- menos. Para ello, la planificación y ejecución es muy importante, pero no hay que descuidar la evaluación. El fin de sistematizar procesos en tu empresa es mejorar la eficiencia y la calidad, y para conseguir este objetivo necesitamos evaluar los cambios implementados, para así realizar las modificaciones necesarias sobre los protocolos que no estén generando el resultado esperado.

Por otra parte, es clave fortalecer las vías de comunicación entre los trabajadores, los directores de área y los gerentes. De este modo, se pueden aplicar de forma coordinada los cambios y -a la vez- se mantienen abiertos los canales de diálogo para evaluar sus resultados.

Un desafío con altos beneficios

Hay que tener en cuenta que conseguir la sistematización de procesos en una empresa no es una tarea fácil y requiere un esfuerzo considerable. Sin embargo, cuando se hace correctamente, los resultados siempre serán favorables. Finalmente, no hay que olvidar que las empresas cambian y los protocolos siempre se pueden mejorar, de modo que no hay que ser demasiado rígidos en su aplicación, lo que significa que nunca hay que dejar de analizarlos. La revisión y modificación es un proceso continuo, que nos permitirá adaptarnos a cualquier cambio del mercado y de la sociedad.

Tener una estrategia clara y definida es la clave para empezar a trabajar y conseguir sistematizar procesos en tu empresa. Para conseguirlo, siempre puedes apoyarte en expertos en consultoría empresarial, para saber exactamente qué procesos se pueden optimizar y de qué forma hacerlo.

Andrés Luco
Andrés Luco
Ingeniero Civil Industrial, Pontificia Universidad Católica de Chile. MBA de la Universidad Adolfo Ibáñez. PDE Universidad de Los Andes. Socio fundador de Business Consulting.