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Cómo utilizar un tablero de control en mi empresa

Cómo utilizar un tablero de control en mi empresa

Las empresas, sean grandes, medianas o pequeñas, manejan grandes flujos de información.  Esta suele fluir hacia un centro, pero muchas veces se realiza de forma dispersa, desorganizada y poco jerarquizada, y el problema suele ser la poca capacidad de procesamiento de datos.

Tradicionalmente, la información solía concentrarse en el escritorio del jefe, cuyo buen criterio o experiencia determinaba los pasos a seguir. Hoy en día, vemos que el proceso se encuentra apoyado por computadoras con parámetros medidos por una interfaz.

El tablero de control, una solución

La alternativa actual para concentrar y manejar la información de la empresa es el tablero o panel de control, un sistema que permite centralizar los indicadores básicos de la empresa para organizar la información y hacerla manejable, aunque provenga de diversas áreas. Se trata de un elemento básico en administración que informa sobre los cambios a lo largo del tiempo.

Los indicadores, llamados también KPI (Indicador Clave de Desempeño, por sus siglas en inglés) señalan el estado de áreas claves y deben poder ser medidos en unidades compatibles con el indicador y área de estudio, por periodos de tiempo claramente establecidos.

¿Cómo utilizarlo?

El tablero recoge y procesa datos para la toma de decisiones, haciendo más eficiente la operación, pues involucra a los responsables de cada área. Se utiliza como una herramienta estadística para hacer un diagnóstico general.

¿Que son los indicadores y qué áreas involucran?

El panel de control informa sobre el estado de sectores más importantes y determina una jerarquía según las distintas áreas y metas de la empresa. Se organiza a partir de indicadores, es decir, datos dinámicos cuyas variaciones a la larga dan cuenta de la evolución de los procesos críticos de cada empresa, ya sean de productividad, finanzas, recursos humanos, ventas u otros.

¿Quién lo utiliza?

Es una herramienta para las empresas, manejadas generalmente por directivos, gerentes y coordinadores de área, quienes pueden recibir datos en tiempo real para la toma de decisiones y para orientar actividades diarias o a largo plazo.

Todo bajo control

Los tableros son altamente beneficiosos para las organizaciones. Estas son algunas de sus ventajas:

1. Registra procesos en tiempo real: los datos fluyen de manera continua, de tal forma que los responsables de diversas áreas puedan tomar decisiones inmediatas.

2. Coordina áreas presuntamente desvinculadas: al concentrar la información y relacionarla entre sí, queda clara la dependencia mutua entre las diversas áreas y cómo unas afectan a otras.

3. Determina parámetros de alertas: sirve para establecer los indicadores que deberán llamar la atención de los responsables, ya sea porque no se cumplen los objetivos o porque una determinada área requiere atención inmediata.

4. Organiza información dispersa o excesiva y vincula áreas de la empresa: ayuda a evaluar las condiciones de cada área y su relación con las demás. De igual manera permite conocer si las actividades se corresponden con las metas generales de la empresa.

5. Controla procesos temporalmente y comprueba cumplimiento de metas: además de la información inmediata, el tablero de control permite hacer gráficos estadísticos para evaluar los cambios en periodos largos.

6. Simplifica la lectura de datos: un tablero de control debe ser leído fácilmente por los diversos miembros de la dirección, con datos comprensibles a simple vista.

 

Hoy más que nunca es preciso tener información en tiempo real de los datos claves de las operaciones, para coordinar las diferentes acciones desde un solo cuadro de mando.

El panel de control para empresas es, sin duda, una herramienta actual beneficiosa para optimizar tu negocio.

Andrés Luco
Andrés Luco
Ingeniero Civil Industrial, Pontificia Universidad Católica de Chile. MBA de la Universidad Adolfo Ibáñez. PDE Universidad de Los Andes. Socio fundador de Business Consulting.